Минуты вместо часов. Как в центрах занятости повышают производительность труда
-
Белгородские известия
-
Белгородские известия
Белгородский, Губкинский и Старооскольский центры занятости стали пилотными площадками в регионе, которые модернизируют в рамках национального проекта «Производительность труда и поддержка занятости».
Суть изменений в том, что они должны прийти к единому, удобному для всех стилю работы и обучить специалистов принципам бережливого управления.
Вверх на 11 мест
Открыть центры нового формата планируют в декабре этого года. Постепенно к 2025 году в рамках проекта хотят модернизировать все центры занятости населения области.
С рабочим визитом регион посетили руководители Роструда, Минтруда и соцзащиты РФ, чтобы проверить, как коллеги внедряют бережливые технологии и меняют подходы к работе. На встрече первый замначальника управления по труду и занятости населения области Анна Бадо рассказала гостям о лучших практиках бережливости. Они позволили улучшить первичный и повторный приём граждан, профориентацию, взаимодействие с работодателями.
По её словам, проект не консервируется, а постоянно проходит производственный анализ. Основная цель – сократить время протекания процессов и повысить доступность каждой услуги.
«Если первоначально мы считали, что у нас в центре занятости вообще нет никаких проблем, услуги оказываются в строгом соответствии с регламентом, то при построении карты текущих состояний любого процесса мы увидели, что это не так. Например при поступлении входящей корреспонденции и организации рабочих мест», – отметила Анна Сергеевна.
Бережливые технологии в сфере занятости в регионе начали внедрять в 2018 году с первичного приёма граждан, обратившихся для поиска работы. За прошедшее время Белгородская область в рейтинге Минтруда РФ по качеству и доступности услуг поднялась с 16-го на 5-е место среди всех регионов.
Не архаичный архив
Директор Белгородского центра занятости Денис Кириллов рассказал о бережливом управлении на примере передачи дел в архивное хранение. Процесс очень важный, так как затрагивает все отделы и услуги.
«Оказалось, что процесс не отрегулирован. Пять сотрудников передают дела в архив пятью разными способами. За 15–20 минут сформировали команду, поставили две цели: оптимизировать процесс по времени и сформировать единый организационный механизм», – рассказал Кириллов.
Анализ показал катастрофические цифры. Время передачи дел в архив составляло от 50 до 150 дней. Нашлось даже дело, которое не сдавали 4,5 месяца.
Проблему разбили на части, не забыв и технические моменты: нумераторы, подставки, чтобы архивариус мог положить дело на верхнюю полку. Разработали дополнительную методичку, расписали для сотрудника, в какое время и как он должен всё делать. Определили время, за которое дела должны сдавать в архив. Обучили архивариуса, выделили кабинет, вплоть до установки коробки с конкретным месяцем в архиве.
«Раньше находили человека, который сшивал дела, дрелью просверливал, всё в архаичном режиме. Сейчас у архивариуса есть и нумераторы, и станки, и подставки, и всё, что с технической стороны нужно в работе. Определили один день, чтобы все сотрудники сдавали свои дела в архив за неделю. Время составляет от 5 до 10 минут, – подытожил директор центра занятости».
С 74 часов до 25 минут
Как временно трудоустраивают юношей и девушек от 14 до 18 лет в Старом Осколе, рассказала директор местного центра занятости Наталья Жибоедова.
Чтобы получить работу, молодым людям требовалось изначально примерно 74 часа. То есть нужно было приходить в центр несколько раз – донести какие‑то справки, документы. Такое положение дел не устраивало руководство, и оно захотело увеличить количество обслуживаемых граждан, повысить доступность и качество услуги.
«Мы придумали молодёжную биржу труда. Стартовала она 1 апреля. Работает онлайн и оффлайн в Центре молодёжных инициатив и центре занятости. Они находятся близко друг к другу. То есть одновременно специалисты и там, и там в гугл-таблице фиксируют заявки. В онлайне в соцсети «ВКонтакте» любой школьник или студент СПО видит всю базу вакансий, фиксирует и выбирает», – объяснила Наталья Васильевна.
В этом году уже трудоустроили более 2 тыс. подростков. Время пребывания клиента сократилось до 25 минут. Центр занятости помогает со справками из соцзащиты и медорганизаций (списки формируют и направляют туда).
С работодателями нет проблем. Центр занятости готовит документы и передаёт им, даже для заполнения трудового договора. Ребёнок приходит один раз, получает направление и идёт на работу. У него уже всё заполнено. Он только расписывается и проходит подготовку по охране труда.
И. о. директора Губкинского центра занятости Евгения Скобеева рассказала, как безработных направляют на профессиональное обучение. В центре установили минимальное и максимальное время направления: от 36 минут 6 секунд до 86 минут 17 секунд. И поставили цель сократить не менее чем на 50 %.
Актуализировали банк образовательных организаций в программном комплексе «Катарсис», разработали график направлений безработных граждан на профобучение, памятку, навигатор со схемами проезда, телефонами, рекомендациями, внедрили форму двустороннего договора.
Сейчас процесс занимает в среднем 31 минуту.
Неслучайный визит
В рамках так называемой фабрики процессов гостям показали в игровой форме, как помогают искать работу инвалиду, впервые обратившемуся в центр занятости выпускнику вуза и человеку предпенсионного возраста.
В игре участвовали администратор, инспектор первичного приёма, консультант и бухгалтер центра занятости. Суть в том, чтобы за 10 минут трёх клиентов вывести к заказчику с полностью оказанной госуслугой.
За первый раунд оказать услугу не успели никому.
Затем сотрудники центра занятости внесли предложения: равномерно распределить нагрузку между консультантом и инспектором, переставить удобнее мебель, дать администратору чек-лист, чтобы он направлял человека на приём, сделать таблички с названиями должностей.
Во втором раунде за счёт увеличения скорости упало качество услуги. А в третьем участники игры нашли необходимый баланс. Замначальника отдела правового обеспечения, делопроизводства и проектной деятельности управления по труду и занятости населения области Андрей Бодруг подчеркнул, что этот процесс в центре занятости Белгорода уже отработан.
Анна Бадо отметила, что работодатели стали чаще обращаться в областной центр занятости, а у соискателей повысился кредит доверия:
«Сейчас уровень удовлетворённости граждан услугами службы занятости – более 80 %, работодателей – 91 %. Определяем это анонимным анкетированием через соцсети и сайты. Наша основная задача – трудоустроить всех, кто к нам обратился. Процент трудоустройства вырос за год на 0,6 % и сейчас составляет 80,6 %».
Замруководителя Роструда Денис Васильев признался, что Белгородская область выбрана для рабочего визита неслучайно:
«Помимо того, что это участник проекта, технологии, которые позволяют улучшать бизнес-процессы, госуправление, внедряются здесь очень давно. Поэтому мы хотели бы подробно посмотреть, чтобы использовать опыт Белгородской области для реформы центров занятости в других регионах. Мы как федеральный центр готовы выступить распространителем этих лучших практик».
Из ключевых достоинств Белгородской области Денис Александрович отметил глубокое внедрение методов проектного управления и бережливого производства:
«На этих принципах мы основываем предстоящие изменения в службах занятости по всей стране. И здесь эта технология получила широкое распространение. Пока в таком виде это нечасто встречающийся элемент нашего национального проекта».