Размер шрифта:
Изображения:
Цвет:
10 декабря 2021,  10:16

Быстрее и удобнее. Почему в МФЦ НИУ «БелГУ» студентам стало проще оформлять документы

Быстрее и удобнее. Почему в МФЦ НИУ «БелГУ» студентам стало проще оформлять документыФото: Алексей Стопичев
  • Белгородские известия
  • Белгородские известия

В одном из крупнейших вузов региона обучается около 30 тысяч студентов. Это огромное количество документов: студенческие билеты, зачётные книжки, журналы, справки и многое другое.

Весь этот массив ложился на плечи администрации университета и занимал много времени, сил и средств. Но всё кардинально поменялось два года назад, когда в вузе заработал многофункциональный центр. Цифровизация и бережливые технологии не только позволили сократить время и людские ресурсы, но и сделали получение услуг простым и удобным. О том, как новые технологии вошли в жизнь студентов, «Белгородским известиям» рассказала директор МФЦ Наталия Тюрина.

Без бумажной волокиты

Наталия Алексеевна показывает залы МФЦ с информационными терминалами и удобными окошками для посетителей.

«Запустились мы ещё в сентябре 2019 года и в декабре заработали уже в полном формате. Главная задача – предоставление услуг обучающимся и их родителям. Ну и работа с преподавателями в плане расписания. Основные направления – выдача различных справок, студенческих билетов и их копий, подготовка документов об образовании и их дубликатов, назначение стипендии, оформление договоров, составление расписания и многое другое».

По сути МФЦ взял на себя львиную долю административного регламента, освободив таким образом деканаты и администрацию вуза от дополнительной бумажной работы. В плюсе оказались все. Теперь деканаты имеют возможность заниматься только учебным процессом. Время на получение необходимой документации сократилось в разы.

Те, кто совсем недавно окончил обучение, хорошо помнят, как происходило получение документов: нужно было становиться в очередь, писать заявление на предоставление той или иной услуги и долго ждать. Цифровизация упростила этот процесс: теперь студент заказывает нужную услугу через личный кабинет на компьютере или смартфоне. Ничего не нужно писать или составлять – лишь выбрать необходимый пункт из списка и указать, в каком виде необходимо получить документ: лично либо по электронной почте, к которой привязана учётная запись.

Сейчас в МФЦ БелГУ 35 регламентов, а услуг ещё больше. Никаких проблем нет даже с теми, которые нужно заверить живой подписью. Заказал в онлайн-формате, после получения уведомления пришёл и расписался безо всяких очередей. Как следствие – всего за два года процент удовлетворённости вырос с 20 до 99 %.

Быстрее и удобнее. Почему в МФЦ НИУ «БелГУ» студентам стало проще оформлять документы - Изображение Фото: Алексей Стопичев

Как всё работает

Наталия Тюрина рассказывает о работе многофункционального центра:

«У нас четыре структурных подразделения: центр управления движением контингента обучающихся, отдел расписания и управления аудиторным фондом, отдел документационного сопровождения учебной работы и отдел социальной работы. Каждый занимается своим делом, все обязанности и функции распределены, потому работа идёт как хорошие часы».

Первое подразделение – центр управления движением контингента обучающихся, так называемый студенческий отдел кадров. Здесь статистическая отчётность и разного рода приказы.

В отделе расписания и управления аудиторным фондом формируют графики учебных занятий и промежуточной аттестации. Вносят расписание государственной аттестации и рационально распределяют аудитории.

Самый многочисленный – отдел документационного сопровождения учебной работы. Именно здесь осуществляют подготовку студенческих билетов, ведение зачётных книжек и ведомостей, фиксацию экзаменационных листов.

Ну и отдел социальной работы, где занимаются выдачей справок о выплатах и назначением стипендий.

Для достижения хороших результатов применяется бережливое производство. Это и стандартизация, и хронометраж, и картирование. А с уменьшением времени на процессы значительно снизилось количество брака, сейчас этот показатель около 4 %.

Многофункциональный центр оснащён самыми современными технологиями и работает хорошо отлаженным механизмом. В сентябре этого года специалисты обработали более 20 тысяч обращений студентов. В октябре – больше 15 тысяч. Самое главное – снижение времени на получение различных услуг. К примеру, если раньше студенты, меняющие имя или фамилию, оформляли документы минимум двое суток, то сейчас на это уходит максимум семь часов. И так практически во всём.

Ваш браузер устарел!

Обновите ваш браузер для правильного отображения этого сайта. Обновить мой браузер

×