Размер шрифта:
Изображения:
Цвет:
02 февраля 2020,  18:01

Канбан, кофе и дресс-код. Почему после секретаря никакая профессия не страшна

«Белгородские известия» – об обязанностях помощника руководителя и требованиях к нему

Канбан, кофе и дресс-код. Почему после секретаря никакая профессия не страшнаФото: pixabay.com
  • Статья

Белгородка Елена рассказывает, как справиться со стрессом и перепадами настроения начальства, почему ей приходилось сидеть с котом руководителя и от чего зависит её зарплата.

Тысяча и одна задача

«Несколько лет работаю помощником руководителя в различных образовательных учреждениях. Стандартный день секретаря начинается в 9 утра или даже раньше, потому что обстоятельства разные бывают: то прилетевших гостей нужно встретить, то сдать что‑то срочно. В 9:30 начинается канбан – так мы называем планёрку, потому что работаем по системе бережливого управления. После него я составляю протоколы, заношу их в систему «Электронного правительства» со всеми датами и подписями.

До обеда идёт текущая работа: контролирую поставленные руководством задачи, веду в Интернете календарь, чтобы правильно составить рабочий день начальника и ничего не упустить, веду переговоры по телефону. Ещё оформляю командировки, организую мероприятия, когда что‑то намечается, работаю с водителем – мы с ним на короткой ноге, потому что машина может понадобиться в любой момент. Когда приходят гости, приношу им чай, кофе, вкусняшки. В целом считаю, что я идеальный секретарь.

Когда только пришла после универа, было очень трудно привыкнуть к темпу работы, когда у тебя тысяча и одна задача, а их нужно выполнить обязательно, качественно и быстро. Тем более что мой рабочий день чаще всего ненормированный: прихожу рано утром, ухожу поздно вечером или даже ночью. Сидячей работу секретаря тоже не назову, потому что постоянно бегаю из кабинета в кабинет, с этажа на этаж. Глаза пока не болят от компьютера, но проблемы со зрением уже есть. Отдыхаю от рутины просто – ложусь спать, это дело я люблю. А вот на хобби времени, к сожалению, не хватает. Работа секретаря своеобразная и морально тяжёлая. Зарплата зависит от эффективности, то есть оцениваются мои рабочие показатели, результаты, которых достигла, и выполненны или не выполненны задачи».

 

Канбан, кофе и дресс-код. Почему после секретаря никакая профессия не страшна - Изображение Фото: pixabay.com

От приятностей не отказываюсь

«Все эти истории про романы начальника и секретарши у меня сразу отметаются, потому что руководитель – женщина. Но есть свои тонкости: когда шеф на работе, не могу себе позволить джинсы, мини-юбки, открытые плечи и почему‑то красный цвет. Не знаю, чем он ей не нравится. Хотя про дресс-код в бумагах ничего нет, приходится соглашаться, чтобы не нарываться на конфликты. Зато во время командировок начальств – свобода! А вот со стороны посетителей и коллег подарочки и знаки внимания и правда бывают, но не огромные букеты роз и заигрывания, как в фильмах, а конфеты и шоколадки. Я сладкоежка, поэтому от таких приятностей никогда не отказываюсь.

Считается, что должность делопроизводителя – это привилегия женщин: вроде как мы лучше проявляем гибкость, можем предотвратить агрессию начальства и зарождающиеся споры, а ещё впечатляем партнёров, что делает переговоры успешнее. Но, как мне кажется, приятный и сообразительный мужчина будет ничем не хуже работать на этом месте.

Бывают и смешные случаи. Например, на прошлой работе я как‑то сидела с котом начальницы весь день, потому что вечером его нужно было везти на случку, а девать милаху было некуда. Это, конечно, поинтереснее, чем с бумажками сидеть».

 

Канбан, кофе и дресс-код. Почему после секретаря никакая профессия не страшна - Изображение Фото: pixabay.com

На меня весь негатив

Секретарь – связующее звено между коллегами, руководством и коллективом. Поэтому зачастую весь негатив выливается именно на меня как на объект «выслушай меня». Зато к постоянным переменам настроения начальника за три года я почти адаптировалась, могу сделать морду кирпичом, не реагируя на перепады.

Коллектив у нас преимущественно женский, и, как в любом другом, есть свои змеи, из‑за которых нервы под вечер ни к чёрту. Но в целом с сотрудниками приятно работать. Главное – позитивный настрой, и тогда с любой проблемой можно справиться.

Секретарём не сможет быть человек неорганизованный, потому что в этой работе очень важна многозадачность и режим. Бывает, я звоню по телефону, одновременно пишу СМС другому человеку, а третьей рукой навожу чай-кофе. Не всегда всё успеваешь и не всё получается, но нужно стремиться к этому.

Хорошего специалиста отличает и стиль общения – грамотная, корректная, спокойная речь без матерных и ругательных выражений. Секретарь – это лицо руководителя, а лицо должно быть совершенным. Важно уметь работать с компьютером и пользоваться разными программами на хорошем уровне, потому что заниматься этим приходится постоянно.

Канбан, кофе и дресс-код. Почему после секретаря никакая профессия не страшна - Изображение Фото: pixabay.com

 

При приёме на работу важную роль играет внешность и манера поведения. Меня приглашали на несколько собеседований, оценивали мою одежду, внешность, ухоженность – вплоть до маникюра и макияжа. Смотрели, как я веду себя в той или иной ситуации, какими качествами обладаю.

Сейчас мы в своей работе часто используем бережливые технологии и всякие модные штуки: строим кольца и доски задач с поручениями и датами, канбаны, ищем «ежей» (проблемные моменты), картируем процессы (представляем их в виде моделей). Мы все обязаны этим заниматься, а я ещё и контролирую внедрение этих технологий в институте. Мне вообще кажется, что тот, кто работал секретарём, сможет заниматься чем угодно, потому что здесь он учится сразу всему и становится стрессоустойчивым, пунктуальным, общительным, организованным – хочет он того или нет, ведь по‑другому не станешь хорошим специалистом».

Записала Екатерина Гавриленко

Ваш браузер устарел!

Обновите ваш браузер для правильного отображения этого сайта. Обновить мой браузер

×